Leitfaden für Fachschaftsräte (siehe unten)
Ergänzung: Programmplanung:
Leitfaden für Studienkommissionen
Leitfaden für Fachschaftsräte
Gliederung
1 Einleitung
1.1 Organe der Studierendenschaft
2 Hauptaufgaben
2.1 Akademische Vertretung von Studierenden
2.2 Soziale und Akademische Beratung von Studierenden
2.3 Soziale Vernetzung der Fachschaft
3 Nachgeordnete Aufgaben
3 .1 Politische Willensbildung
3.2 Vernetzung (VeFa)
3.3 Hochschulsport
3.4 Überregionale Beziehungen (BuFaTa)
4 Finanzen
5 Satzungsangelegenheiten
5.1 Beispiel Satzung
5.2 Beispiel Wahlordnung
5.3 Sitzungen und Dokumentation (Protokolle)
5.4 Rechenschaft
6. Best practice
6.1 Jahresplanung
6.2 Nachwuchs Expertise weitergeben
6.3 Software
6.4 Website
6.5 Interne Aufgabenverteilung
6.6 Werbung
6.7 FSR Sitzungen
6.8 Klausurtagungen
6.9 Ideen für Veranstaltungen
6.10 Erstsemesterwochen
6.11 FSR Wahlen Planung und Wahlablauf
6.12 Altklausuren
6.13 FSR Raum
6.14 Bescheinigung über ehrenamtliche Tätigkeiten
6.15 Vollversammlungen
7 Schlusswort
1 Einleitung
Dieser Leitfaden für Fachschaftsräte soll den gewählten Mitgliedern eine Hilfe und Orientier ung in ihrer alltäglichen Arbeit sein. Der Anspruch des Leitfadens ist es, sämtliche Gebiete der FSR Arbeit abzudecken. Da er nicht an rein formellen Anforderungen, sondern an der gelebten Praxis ausgerichtet ist, muss er regelmäßig ergänzt und verbessert werden.
1.1 Organe der Studierendenschaft
Fachschaftsräte sind Organe der Studierendenschaft. Die demokratische Struktur an der Uni Potsdam
besteht aus zwei Teilen der studentischen Selbstverwaltung und der akademischen
Selbstverwaltung. In der unten aufg eführten Grafik sind die verschiedenen Organe und ihre Position innerhalb dieses demokratischen Systems zu sehen. Fachschaftsräte sind Teil der studentischen Selbstverwaltung. Gemeinsam organisieren sie die V ersammlung der Fachschaften (VeFa), die eine sehr wichtige Stellung innerhalb der studentischen Selbstverwaltung einnimmt. Dass FSR Teil der studentischen Selbstverwaltung sind, bedeutet auch, dass sie daher ihr Geld bekommen von den Studierenden, aus d en Semesterbeiträgen. Dieses Geld wird dann den FSR und anderen Organen je nach Größe zugeteilt. Die gesetzlichen Richtlinien, nach denen FSR existieren und arbeiten, sind demnach in der Satzung der Studierendenschaft (SdS) geregelt (§4 (1); §20).
Trotz der Grundlage der FSR, ein Organ der Studierenden schaft zu sein, kommt ihnen eine enorme Wichtigkeit innerhalb des akademischen Betriebs der Universität zu. FSR sind durch ihre demokratische Legitimation seitens der Fachschaften auch die Representant*innen der Fachschaft vor ihrem jeweiligen Institut. Dort sind die FSR angehalten, sich an Entscheidungsprozessen rund um die Gestaltung des akademischen Betriebs zu beteiligen und Anliegen der Studierenden anzusprechen.
Der Leitfaden soll diese verschiedenen Aufgabengebiete von FSR näher beleuchten und
Handl ungsmöglichkeiten aufweisen. Es ist nicht immer jedem FSR zuzumuten, sämtliche potenzielle Aufgaben zu 100% wahrzunehmen. Die Fähigkeiten seines FSR sind maßgeblich auf die Zeit und das Engagement der einzeln en Mitglieder, die Einarbeitung durch vorherige FSR und auf die Hilfe von außen zurückzuführen.
Neben die unmittelbaren und wichtigen Aufgaben in der studentischen Selbstverwaltung und der akademischen Selbstverwaltung treten jedoch noch weitere Gebiete, die FSR abdecken sollten allen voran die sozia le Vernetzung der Studierenden. Für viele ist dies auch der spaßigste Teil der FSR Arbeit. FSR sorgen dafür, dass die Fachschaft Gelegenheit bekommt, zu Veranstaltungen zusammenzukommen und eine Gemeinschaft zu bilden. Hier gibt es mannigfaltige Optionen, die FSR je nach Belieben organisieren können von Grillfesten und Semesterpartys über Podiumsdiskussionen, Sportfeste und Literaturabende.
Dies sollte nur ein kleiner Einstieg in den Leitfaden sein. Grundsätzlich gilt, dass jeder Bereich der FSR Arbeit, der nicht behandelt wird, noch hinzugefügt werden sollte.
© Philipp Okonek
2 Hauptaufgaben
In diesem Kapitel sollen die drei großen Hauptaufgaben für FSR vorgestellt werden.
2.1 Akademische Vertretung von Studierenden
Studierende sollen weitgehend mitbestimmen, wie Lehre stattfindet und wer sie durchführen soll.
a) Institutsrat
Die Institute (Fächer) haben einen Institutsrat. Meiste ns tagt dieser Rat einmal pro Semester. Dort werden die neuesten Entwicklungen am Institut besprochen und Regeln können festgelegt werden. Auch für die Lehrenden ist dies oft das einzige Forum, das eine Möglichkeit des Austausches mit anderen Lehrenden bie tet. Themen, die hier besprochen werden, könnten z.B. digitale Lehre, Anwesenheitspflicht, Hausarbeitenumfang, Klausurentermine, Fristen, Erstitutorien, Erasmus Partnerschaften und mehr sein.
Mit am wichtigsten ist jedoch die Lehrplanung . Jedes Jahr wird neu bestimmt, wer wann wie viele Kurse anbietet. Kommt es also a n eurem Institut zu chronischen Überbelegungen von Seminaren, zu schlecht verteilten inhaltlichen Häufungen oder ähnlichen, ist hier der richtige Ort, dies anzusprechen. Insbesondere bei steig enden Studierendenzahlen, die viele Fächer an der Uni Potsdam haben, ist es wichtig, auch eine steigende Anzahl von Seminaren zu fordern. Dies ist die Aufgabe des FSR.
Wichtig: die meisten Institutsräte existieren nur informell somit gibt es keine verb rieften Rechte, auf die sich ein FSR berufen kann. Hier gilt es also, das richtige Gesprächsklima mit der Inistutsleitung zu finden, um studentische Forderungen durchsetzen zu können.
Tipp: Wenn es sich herausstellt, dass euer Institutsrat zu vollgepack t war oder eure Inhalte nicht ganz durchkamen, ladet eure Profs/ Dozierende doch zu einer gemütlicheren Runde ein, wo die Anliegen
der Fachschaft gesondert beleuchtet werden können. Ei n gemeinsames Frühstüc k zum Beispiel.
Exkurs: Überprüfung des Lehrangebots
Der FSR kann versuchen, vom Institut einzufordern, dass das Lehrangebot komplett durch den FSR kontrolliert wird. Auf was genau das Lehrangebot zu überprüfen ist, hängt vom jeweiligen Studiengang ab. Überall gleich jedoch ist die Anforderung, dass genügend Angebote bestehen müssen, um das Stu dium in jedem Semester abschließen zu können.
Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass alle Module ausreichende Beschreibungen des Lehrinhalts und Informationen zur Prüfungsleistung enthalten.
b) Berufungskommissionen
Studierende haben das Recht, über die Besetzung von Lehrstühlen mitzuentscheiden – und zwar maßgeblich! Berufungskommissionen werden durch den Fakultätsrat eingesetzt. In den Berufungskommissionen sitzen Professorinnen, Mitarbeiterinnen der Universität, die Gleichstellungsbeauftragte, Dozentinnen und zwei Studierende.
Die zwei Studierenden im Fakultätsrat sind in ihrer Entscheidung, wer die Studierendenschaft in der Berufungskommission vertritt, frei. In der Praxis sollten die Fachschaftsräte Personen vorschlagen, auch Mitglieder des FSR, die sich für das Themengebiet des zu besetzenden Lehrstuhls interessieren und zuverlässig bei den Terminen erscheinen können. Die Arbeit einer BK streckt sich über mehrere Monate, sodass Auslandsaufenthalte, Abschlussarbeiten und Studienwechsel bedacht werden müssen. Aus Sicht des FSR muss die Aufgabe der Studierenden in einer BK sein, die Bewerbenden im Sinne der Studierenden zu prüfen. Eine Bewertung der wissenschaftlichen Qualität der Bewerbenden ist eine zeitlich und inhaltlich große Herausforderung. Der Fokus der Studierenden sollte darauf liegen, zu erkennen, ob die sich bewerbenden Professorinnen Wert auf gute Lehre und eine gute Bindung zur Studierendenschaft legen.
Natürlich sind Lehre und Wissenschaft nicht nur in Kategorien wie ‚gut‘ und ‚schlecht‘ einzuteilen. Die Studierendenschaft/Fachschaft kann und sollte einen aktiven und bewussten Einfluss darauf nehmen, welche Art der Wissenschaft an unseren Instituten gemacht wird.
Ausführliche Informationen seitens der Universität:
https:https://www.uni//www.uni–potsdam.de/de/berufungen/berufungenpotsdam.de/de/berufungen/berufungen–upup
Einen Katalog mit Fragen und Auswahlkriterien findet ihr hier:
Fragenkatalog
c) Studienkommissionen
Studienkommissionen werden ebenfalls formell durch den Fakultätsrat gewählt. In der Praxis werden die Studienkommissionen durch Vorschläge des FSR besetzt. Es liegt im Interesse der FSR, sich dies vorzubehalten, damit die Lehrenden nicht ‚eigene Studierende‘ in solche Kommissionen setzen können, die eventuell weniger mit den studentischen Interessen oder Interessen der Fachschaft vertraut sind.
Jeder Studiengang hat eine eigene Studienkommission. Studienkommissionen kontrollieren die Struktur von Studiengängen, also deren Studierbarkeit, den Studienverlaufsplan, Verteilung von LP und weiterem.
Studienkommissionen sind besonders wichtig für Studiengänge, die noch im Entstehen sind. Hier gilt es unbedingt, gute Personen mit dem nötigen Zeitkapital einzusetzen, die sich mit den verschiedenen Aspekten des neuen Studiengangs auseinandersetzen können. Studienkommissionen sind keineswegs trivial, sondern können eine grundsätzliche Ausrichtung des Instituts beeinflussen an Studienkommissionen hängen also auch direkt Personalposten, Forschungsint eressen und finanzielle Ziele des Instituts. Hier muss die Fachschaft also unbedingt darauf achten, dass die Kommission kompetent besetzt ist und dafür sorgen, dass die Ergebnisse der Kommission den Vorstellungen der Fachschaft entsprechen.
d) Fakultätsrat
Der Fakultätsrat wird jedes Jahr, gemeinsam mit den anderen Gremienwahlen, gewählt. Jede Fakultät hat einen Fakultätsrat. Der Fakultätsrat ist enorm wichtig für Entscheidungen auf der akademischen Ebene. Er stimmt über Berufungen (von Profs), Satzungen, Habilitationen und weiteres ab und wählt/beaufsichtigt das Dekanat und die Studiendekansperson. Im Fakultätsrat und durch dessen gewählte Personen werden also vorrangig Entscheidungen über die Wissenschaft getroffen, die von großer Tragweite sind. Welche Studiengänge gibt es an der Fakultät? Wer sucht die zukünftigen Profs aus? Wie werden Mittel verteilt und welche Stellung soll die Fakultät zu wissenschaftspolitischen Themen haben? Die Studierenden, die im Fakultätsrat sind, haben es zur Aufgabe, diese Felder zu beobachten und Einfluss auf die Entscheidungen der Fakultät zu nehmen. Hier gilt es also für FSR, einen Austausch mit den Mitgliedern des Fakultätsrates zu haben, um gemeinsam Positionen entwickeln zu können, die die studentischen Interessen bei solchen Entscheidungen wiedergeben.
Zudem sollten die studentischen Mitglieder des Fakultätsrates die FSR über sämtliche Entwicklungen und Informationen auf dem Laufenden halten. Der Fakultätsrat ist neben einem Gremium, das Entscheidungen trifft, vor allem ein Gremium, in dem Berichte vorgestellt und Neuigkeiten mitgeteilt werden – hier muss es einen guten Informationsfluss geben.
Sollten die gewählten studentischen Mitglieder sich als verhindert oder nicht-den-Vorstellungen entsprechend herausstellen, können FSR-Mitglieder auch selbst an den Sitzungen teilnehmen.
Zusammensetzung: Im Fakultätsrat sitzen sechs Hochschullehrerinnen, zwei akademische Mitarbeiterinnen, eine Person von den Mitarbeitenden aus Technik und Verwaltung und zwei Studierende. Zu jeder Gruppe kommen noch die Stellvertreter*innen hinzu.
Die Profs sind zwar in der Mehrzahl, doch bei diversen Abstimmungen zählen die Stimmen der Studierenden 6-mal mehr, sodass es gut möglich ist, Mehrheiten gegen die Profs zu bilden, falls es zu einem Konflikt kommt.
2.2 Akademische und soziale Beratung von Studierenden
Eine weitere Kernaufgabe von FSR ist es, den Studierenden mit Rat und Tat bei im Alltag aufkommenden Problemen beizustehen. Für die meisten Studierenden sind die Umstände an einer Universität etwas Neues und die Möglichkeiten, aufkommende Probleme zu lösen, sind nicht für alle sofort ersichtlich. Ziel des FSR muss es sein, als kompetenter Ansprechpartner für jede Art von Problemen aufzutreten.
a) Anwesenheitspflicht
An der Uni Potsdam gibt es keine Anwesenheitspflicht. Dies bedeutet, dass Beurteilungen bzw. Benotungen von Studierenden auf Grundlage ihrer Anwesenheit in Seminaren nicht gestattet ist. Der Grund dahinter ist nicht die willfährige Förderung von Faulheit, sondern die Anerkennung von sozialen Barrieren, die Studierenden die Möglichkeit nehmen, an allen Kursen teilzunehmen. Diese sind z.B. Erziehung/Pflege von Kindern/Familie, Nebenjobs wegen keine-reiche-Eltern-haben-und-trotzdem-kein-bafög-bekommen, Fahrtweg zur Universität oder der Kampf mit chronischen oder psychischen Krankheiten. Alles in allem gibt es viele Studierende, die es einfach nicht zu ihren Kursen schaffen. Diesen darf kein Nachteil entstehen.
Der FSR sollte eine klare Linie gegenüber den Lehrenden am Institut haben, dass eine de-facto Umsetzung der Anwesenheitspflicht nicht akzeptiert wird. Es ist die Aufgabe der Lehrenden, ihre Kurse so zu gestalten, dass sich eine aktive Teilnahme daran lohnt und einen Mehrwert für alle beteiligten darstellt.
*Es gibt Ausnahmen, bei denen Anwesenheit pflichtig ist, z.B. bei Labor- oder Praktikumstätigkeiten und Sportkursen.
b) Unfaire Behandlung und Diskriminierung durch Dozierende
Ein FSR muss sich vor seine Fachschaft stellen, wenn Dozierende Grenzen überschreiten. Grundsätzlich ist anzuerkennen, dass sich zwischen einer Lehrperson und des/der Studierenden ein Machtgefälle befindet. Fehlverhalten und Diskriminierung durch Dozierende macht auch vor der Tür einer progressiven Universität nicht halt, sodass auch übergriffiges Verhalten von Lehrenden zum Alltag an der Universität gehört. Ein FSR sollte hier die Möglichkeit bieten, als erster Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen, auch wenn der Fall möglicherweise an eine andere Stelle weitergegeben wird. Grundsätzlich ist es wichtig, den Betroffenen in ihrer Darstellung der Umstände und Geschehnisse zu glauben und sie zu schützen. Der FSR kann dann betroffene Personen beraten und sie über ihre Handlungsoptionen an der Universität informieren. Dies beinhaltet vor allem, dass ggf. weitere Beratungsstellen herangezogen oder Anzeige erstattet wird. Ggf. kann der FSR aber auch als vermittelnde Instanz fungieren, die einen Konflikt löst.
Hier sind einige Stellen (nicht abschließend) die kontaktiert werden können:
– Wenn das Ereignis eine Prüfungs-/Modulnote beeinflusst: Prüfungsausschuss
– Sexualisierte Diskriminierung und Gewalt: Zentrale und Dezentrale Gleichstellungsbeauftragte, Referat für Geschlechterpolitik des AStA
– Rassismus: Referat für Antirassismus des AStA (Außerdem Angebote der Beratungsstellen der Uni)
– Diskriminierung aufgrund von Behinderung: Beratung f. Studierende mit gesundheitlicher Beeinträchtigung/chronischer Krankheit
– Bei Verletzung der Vereinbarkeit von Familie und Studium: Familienservice der UP
– Hinzu kommen weitere Beratungsangebote wie Psychologische Hilfe oder Konfliktmanagement
– Außerdem gilt bei jedem Vorfall, das Einschalten nicht-universitärer Anlaufstellen, der Polizei und professioneller Rechtsberatung in Betracht zu ziehen
c) Soziale Beratung
Der FSR ist natürlich kein Gremium zur Wohnungsvermittlung oder ein Expert*innenteam zum Ausfüllen eines BAfÖG-Antrags. Es kommt jedoch öfter vor, dass FSR Anfragen bekommen, in denen sie um Hilfe in sozialen Fragen wie Wohnraumsuche oder BAfÖG-Beantragung unterstützen sollen. In solchen Fällen gilt es, die Studierenden an die richtige Stelle weiterverweisen zu können. Beratungsangebote für Studierende bieten der AStA, das Studierendenwerk Potsdam und die Universität selbst an.
Auflistung (abschließend):
– BAföG- und Sozialberatung des AStA
– Sozialberatung des StuWe
– Familienservice – Beratung zur Vereinbarkeit von Familie und Studium
d) Nightline und psychische Gesundheit
Es wird äußerst selten oder nie passieren, dass FSR Anfragen für Beratungsangebote für psychische Gesundheit bekommen. In einer von Leistungsdruck getrieben Welt und Universität sind Krankheiten wie Burn-Out oder Depression unter Studierenden weit verbreitet, sodass das Wissen um Hilfsangebote weit gestreut sein muss. Glücklicherweise gibt es an der Uni Potsdam die von Studierenden Betriebene Nightline, die ein erstes Gesprächsangebot für private Probleme von Studierenden anbietet. FSR sind dazu angehalten, das Wissen um die Existenz der Nightline zu mehren und das Thema der psychischen Gesundheit zu gegebenen Zeitpunkten anzusprechen.
2.3 Soziale Vernetzung der Fachschaft
Fachschaftsräte sollten der Fachschaft Möglichkeiten bieten, außerhalb des Bildungsangebots der Universität Zeit am Campus verbringen zu können, sich kennenlernen zu können und auch außerhalb des Angebots der Universität zu bilden. Veranstaltungen sind jedoch auch eine große Herausforderung für die Personen, die sie organisieren. Bei vielen Formaten müssen viele Dinge beachtet werden, damit die Veranstaltung auch gut wird. Daher ist es auf jeden Fall zu empfehlen, die Veranstaltungsangebote des FSR auch an den Mitgliedern und Freiwilligen zu orientieren – wenn niemand Bock auf Grillen hat, wird wohl besser nicht gegrillt.
Eine Auflistung der verschiedenen Optionen für Veranstaltungen, die ein FSR organisieren kann und was dabei besonders beachtet werden muss.
a) Soziale Veranstaltungen
Bei diesen Veranstaltungen steht das Zusammenbringen vom Menschen im Vordergrund. Die besten Beispiele hierfür sind Partys, Filmabende oder Weihnachtsfeiern.
Wo kann ich meine Veranstaltungen durchführen?
– auf dem Campus draußen
– im Nil bzw. Raum des Nil, unter Haus 11 am Neuen Palais – (Aktuell Bauarbeiten. Fertigstellung voraussichtlich WiSe 21/22)
– KuZe: Diverse Räume und Raum mit Bühne/Bestuhlung + Bar, Potsdamer Innenstadt
– FreiLand: Nähe HBF, soziokulturelles Zentrum mit Räumen
– Pub a la Pub: studentisch betriebene Bar in Potsdamer Innenstadt
Mit wem kann ich meine Veranstaltungen durchführen?
– andere FSR: Überschneidung bei Themengebiet, gleicher Campus, auf VeFa nachfragen!
– div. Hochschulgruppen: projektbezogene Hochschulgruppen, künstlerische, politische
Wo kann ich das Material ausleihen?
VeFa (NP): Bierbänke, Becher, Grills, weiteres
ZIM: Kabeltechnik, Boxen, weiters
Wichtig hier noch: Alkoholische Getränke dürfen nicht durch das Budget des FSR finanziert werden.
b) Akademische Veranstaltungen
Diese Veranstaltungen sollen die Perspektiven für die Fachschaft und andere Interessierte erweitern. Der FSR kann mit einem akademischen Ansatz und Format, das vom Institut nicht angeboten wird, ein Gegengewicht schaffen und so auch den wissenschaftlichen Diskurs innerhalb der Fachschaft anregen. Beispiele wären hier Lesungen, (Podiums-) Diskussionen, Exkursionen oder Workshops.
Wo kann ich diese ausrichtung?
Seminarräume, Vorlesungssäle (Raumbuchung)
Mit wem?
– andere FSR: Überschneidung bei Themengebiet, gleicher Campus, auf VeFa nachfragen!
– div. Hochschulgruppen: projektbezogene Hochschulgruppen, künstlerische, politische
Material: Mikrofone ebenfalls über Raumbuchung, VeFa
Zu beachten: wenn Personen von außerhalb eingeladen werden, sollten diesen ein Honorar angeboten werden. Eine Orientierung für die Höhe: 200€ für eine 2-3-stündige Veranstaltung. In diesem Fall muss der FSR einen Honorarvertrag abschließen.
c) Kulturelle/Mitmach- Veranstaltungen
Diese Veranstaltungen sind zwar auch eher sozialen Charakters, haben aber einen inhaltlichen Anspruch. Beispiele wären Poetry-Slams oder Lesewettbewerbe.
Wo?
vgl. a)
Mit wem?
Andere FSR, kulturelle Hochschulgruppen (Theater, Musik, etc.),
Material: vgl. a)
d) Der Grillantrag und Feste
In diesem Kapitel wird über den speziellen Antrag, den ein Grillfest erfordert, informiert und ein paar Tipps zur Organisation eines größeren Festes gegeben.
Der Grillantrag ist so speziell, da eine außerordentliche Genehmigung des HGP nötig ist. Dies ist vor allem wegen der oft gegebenen Waldbrandgefahr und generellen Brandgefahr wichtig. Wegen dieses Antrages sollte ein Grillvorhaben also mit etwas Vorlauf geplant werden, die Anträge sollten 14 Tage vor der Veranstaltung eingereicht sein.
Grillantrag: http://www.hgp-potsdam.de/sw/brandschutz/grillen.htm
Die Materialien, insbesondere die Bierbänke und Kühltruhen der VeFa, lagern am Campus Neues Palais. Um sie von dort an andere Campi zu bekommen, ist es nötig spätestens 14 Tage vorher einen Antrag an den HGP Fahrdienst (skaiser@uni-potsdam.de) zu stellen. Davor sollte natürlich auch der Antrag zur Ausleihe an das VeFa-Präsidium gestellt sein.
Material: https://www.vefa.uni-potsdam.de/funktionen/inventar-ausleihen/
Hier ist eine potentielle Einkaufsliste für eine Veranstaltung mit circa 200 Personen.
Grundsätzlich gilt, dass vegetarische und vegane Produkte auch beim Grillen große Popularität unter den Studierenden besitzen und auch weiter gewinnen.
Getränke können auf Kommission bestellt werden, sodass ein Überschuss hier nicht zu sehr zählen würde.
Für die Angebotenen Produkte muss Geld verlangt werden, um den Einkauf zu refinanzieren (siehe FLF).
Einkaufsliste:
| Essen | Getränke |
| 180 Steaks (9,90€/kg) | 40 Mate |
| 100 Würste (9,90€/kg) | 24 Fritz Kola |
| 120 Grillkäse | 16 Cola |
| 20 vegane Würste | 12 Fanta |
| 210 Doppelbrötchen (0,78€/stk) | 12 Sprite |
| 6 Brause | |
| 6 Eistee | |
| 12 Saft (4 Kirsche, 4 Banane, 4 Orange) |
Außerdem: Grillkohle, Anzünder etc.
Weitere Hinweise: Da viele verschiedene Produkte an verschiedenen Orten besorgt werden, unbedingt bei jeder Besorgung an Quittungen oder noch besser Rechnungen denken.
e) Feedback-Bogen FSR können sich über ihre Veranstaltungen Feedback einholen, um sie in Zukunft besser zu gestalten. Da sich manche Veranstaltung von FSR jährlich wiederholen, wäre es sicherlich wichtig zu wissen, was bei der Fachschaft gut ankommt.
3 Nachgeordnete Aufgaben
3.1 Politische Willensbildung
Fachschaftsräte können dabei mitwirken, dass Studierende die Möglichkeit haben, sich zu allen politischen Bereichen zu artikulieren. Der FSR soll sich in jedem Fall an den Diskussionsprozessen an und um die Universität herum beteiligen, sofern es der Wahrnehmung der Interessen der Studierenden der Fachschaft dient. Dies betrifft insbesondere die Bereiche der Bildungs- und Wissenschaftspolitik. Beispiele wären hier Diskussionen und Beiträge zu BAföG, Exzellenzinitiaven oder Wohnraum. Mögliche Anlaufstellen innerhalb der studentischen Selbstverwaltung wären auf jeden Fall die verschiedenen AStA-Referate, insbesondere die Referate für Hochschulpolitik und für Bildungspolitik. Auch die VeFa kann zu politischen Themen Stellung beziehen und sich größeren Initiativen anschließen.
3.2 Vernetzung (VeFa)
Fachschaftsräte vernetzen sich untereinander in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlichen Zielen. Die formelle Vereinigung der FSR, in der jeder FSR eine Stimme hat, ist die VeFa. Abseits der VeFa ist es nützlich, wenn FSR engeren Austausch mit anderen FSR pflegen, die am selben Campus aktiv sind oder die gleichen Studierenden teilen.
Die VeFa trifft sich meistens alle 3-4 Wochen. In der Regel werden auf den Sitzungen neueste Berichte aus verschiedenen Gremien vorgetragen, aktuelle Probleme an der Uni diskutiert und Anträge an die VeFa besprochen. So können FSR an wichtige Informationen kommen oder dringende Fragen klären. Es ist unbedingt zu empfehlen, dass ein FSR eine feste Person für die VeFa hat, die dann dort die Menschen und Abläufe kennt. Es ist wichtig, dass der FSR bei jeder VeFa vertreten ist, damit wichtige Informationen nicht verloren gehen und die VeFa beschlussfähig ist. Zusätzlich ist es noch wichtig, dass möglichst alle FSR bei der VeFa erscheinen, damit die Koordinierung funktioniert und FSR sich gegenseitig mit ihren Erfahrungen aushelfen können.
Aufgaben der Vefa sind:
– Verteilung der Gelder für FSR per Finanzschlüssel
– Koordinierung untereinander/Koordinierung mit anderen Organen (StuPa, AStA etc.)
– Verwaltung des eigenen Projektmittelfonds -> Beschluss von Finanzanträgen
Näheres ist in der Satzung der Studierendenschaft §28 geregelt.
Aktueller Finanzschlüssel:
Grundbetrag 1000€ + Betrag X pro Studierende = Budget eines FSR
(Für genaue Daten siehe https://www.vefa.uni-potsdam.de/dokumente/verteilerschluessel/)
3.3 Hochschulsport
Der Hochschulsport bietet den Studierenden die Möglichkeit, gegen geringe Gebühren an Freizeitsport- und Gesundheitskursen teilzunehmen. Diese Kurse finden online oder über ganz Potsdam verteilt statt und werden gemeinsam mit den anderen Hochschulen organisiert. Die Kurse sind oft sehr beliebt und schnell ausgebucht. FSR könnten also auf den Beginn der Einschreibezeiträume hinweisen und generell den Erstsemestern das Konzept Hochschulsport vorstellen.
3.4 Überregionale Beziehungen (BuFaTa)
Fast alle Fachschaften haben eine deutschlandweite Vereinigung der jeweiligen Fachschaftsräte. Diese heißen meist Bundesfachschaftentagung oder ähnlich und bestehen oft schon seit mehreren Jahrzehnten. Diese BuFaTas unterscheiden sich sehr stark von Fach zu Fach, sind mal mehr oder weniger aktiv oder professionell. In jedem Fall ergibt es aber Sinn für jeden FSR, Kontakt mit den anderen FSR im Lande aufzunehmen. Die Inhalte auf diesen Tagungen können von studiengangsspezifischen Themen bis zu Hochschulgesetzgebung reichen.
Eine Ausrichtung einer solchen BuFaTa in Potsdam würde in jedem Fall finanziell und organisatorisch unterstützt werden und ist ausdrücklich gewünscht.
4. Finanzen
Dieses Kapitel weist nur auf die Arbeitsweise mit Finanzen hin. Die rechtlich verbindenden Richtlinien sind im Finanzleitfaden zu finden.
a) Budget
Der FSR hat jedes Jahr (Oktober bis Oktober) ein zugewiesenes Budget (siehe 3.2). Das Budget wird durch die finanzbeauftragte Person verwaltet. Das Budget befindet sich nicht auf einem Konto, sondern wird auf Antrag aus dem zentralen Konto beim AStA abgebucht.
Mit diesem Budget darf der FSR Material für den FSR besorgen und Geld für Veranstaltungen beschließen.
Was genau durch das Budget des FSR ausgegeben werden darf, ist im Finanzleitfaden geregelt.
b) Förderungsmöglichkeiten
FSR können sich neben ihrem eigenen Budget auch noch zusätzliche Mittel holen. Dies ist möglich, wenn ungewöhnlich große Projekte anstehen oder wenn das eigene Budget aufgebraucht ist. Diese Mittel können beim Projektmittelfonds der VeFa beantragt werden.
c) Finanzworkshops
Die für FSR-Finanzen zuständige Person, angestellt beim AStA, gibt regelmäßig Workshops, auf denen die (neuen) Finanzpersonen der FSR die Vorgänge um FSR-Finanzen erlernen können. Diese Workshops sind sehr sinnvoll und die Teilnahme daran für neue Finanzpersonen dringendst du empfehlen. Ohne die jährliche Teilnahme an diesem ist der FSR nicht berechtigt, Abrechnungen durchzuführen.
5. Satzungsangelegenheiten
Fachschaftsräte haben eigene Satzungen und Wahlordnungen. Diese regeln, wie genau die Fachschaften sich organisieren. Dies kann sich sehr unterscheiden. Einige Fachschaften legen großen Wert auf Vollversammlungen, die, meistens einmal jährlich, eine stark kontrollierende und mitbestimmende Funktion haben. Bei anderen Fachschaften existiert die Vollversammlung zwar de jure, wird aber im normalen Ablauf dieser Fachschaft nicht einberufen. Das wichtige ist, dass Satzung und Wahlordnung a) rechtlich korrekt sind und nicht der Satzung der Studierendenschaft widersprechen, b) kohärent sind, also in sich sinnvoll aufgebaut und in ihren Bestimmungen aufeinander abgestimmt und c) praktikabel sind, sodass eine kommende Generation keine zu hohen Hürden zu bewältigen hat, um die Fachschaft zu organisieren.
5.1 Beispiel Satzung
Eine Satzung sollte
– die Fachschaft definieren (alle Studierenden der zu vertretenden Fächer)
– die Organe der Fachschaft (i.d.R. Vollversammlung und Fachschaftsrat) benennen und definieren
– die Notwendigkeiten (Einberufung, Fristen, Aushänge, Ankündigungen, Beschlussfähigkeit), die Organisation (Sitzungsleitung), die Rechte und ggf. Bestimmung über Quoren für die Vollversammlung enthalten
– die Zusammensatzung und Arbeitsweise des FSR definieren (Anzahl Mitglieder, Vorsitz, Ämter, Sitzungen, Beschlüsse)
– aussagen, ob die Wahlen zum FSR durch die Wahlordnung des FSR geregelt wird (falls nicht, sollte die Satzung die Bestimmungen der Wahlordnung (5.2) enthalten)
– Satzungen von Fachschaften können nur auf Vollversammlungen geändert werden
Beispiele:
Geschichte
MaPhy
5.2 Beispiel Wahlordnung
Was ist der Vorteil einer ausgesonderten Wahlordnung? Eine ausgegliederte Wahlordnung entlastet in jedem Fall den Umfang der Satzung und die Trennung der beiden macht es einfacher, Wahlen nach den geltenden Regeln zu organisieren. Außerdem haben einige Fachschaften für eine Änderung der Wahlordnung niedrigere Hürden festgelegt als für eine Änderung der Satzung. Dies hat den Vorteil, dass jede Generation von FSR die Wahlordnung weiter verbessern kann, was zu Verbesserungen in Wahlbeteiligung (aktiv und passiv) oder Legislaturbeginn führen könnte. Außerdem sind änderbare Wahlordnungen in Krisensituationen hilfreich.
Eine Wahlordnung regelt die genauen Abläufe der Wahl. Im besten Fall ist die Wahlordnung eine unmissverständliche Anleitung für den FSR, wie die Wahlen zu organisieren sind. Die Ziele der Wahlen sollten die Einhaltung der demokratischen Grundsätze freier, gleicher, geheimer Wahlen sein. Demokratische Wahlen auszurichten heißt auch, so vielen Menschen wie möglich eine gute Gelegenheit zu geben, zu wählen und sich wählen zu lassen.
Eine Wahlordnung sollte demnach:
– einen unabhängigen Wahlausschuss definieren
– die Bedingung der Wahlausschreibung (Fristen, Bekanntmachung, Wahlvorschläge)
– ein Wahlsystem festlegen (positive/negative Stimmen, Anzahl der Stimmen, Stimmhäufung etc.)
– den Wahlzettel definieren
– den Wahltermin und Wahltage definieren (bspw. Nur innerhalb der Vorlesungszeit)
– eine Briefwahl ermöglichen
– die Stimmauszählung regeln
– die Bekanntgabe des Wahlergebnisses regeln (inkl. Wahlprotokoll)
– einen Widerspruch zur Wahl regeln
– die Amtszeit des FSR genau definieren
– die konstituierende Sitzung regeln
Beispiele für Wahlordnungen:
Geschichte
MaPhy
Tipp: Der genau Prozess, wie ein FSR nach der Wahl angemeldet/registriert wird, ist auf https://www.vefa.uni-potsdam.de/registrierung/ geschildert.
Zentrale Wahlen:
In jedem Jahr werden Mitte des SoSe viele studentische und akademische Gremien gewählt (u.a. StuPa, Senat, Fakultätsräte). Für Fachschafsräte könnte es sich lohnen, ihre Wahlen an diesen Terminen durchzuführen, um die allgemein Wählenden zu erwischen und das Interesse an der studentischen Selbstverwaltung zu erhöhen.
Ob eine Möglichkeit besteht, mit dem Studentischen Wahlausschuss (StWA) zu kooperieren, ist noch nicht geregelt. In jedem Fall jedoch kann es sich für FSR lohnen, die eigenen Wahlen gemeinsam mit anderen FSR am jeweiligen Campus durchzuführen. So kann Personal zur Betreuung der Wahl geteilt werden und ggf. dadurch auch die Zeiträume verbessert.
5.3 Sitzungen und Dokumentation (Protokolle)
Protokolle haben mehrere Zwecke. Sie dokumentieren Beschlüsse und Formalitäten, sodass die Legalität der Aktionen des FSR nachgewiesen werden kann. Dies ist besonders wichtig für Finanzbeschlüsse – ohne ein korrektes Protokoll sind Finanzbeschlüsse eines FSR nichtig. Damit ein Protokoll formell korrekt ist, bedarf es folgender Dinge:
– Fristgerechte Einladung und Ankündigung der Sitzung
– Ort und Zeitpunkt der Sitzung
– Anwesende Mitglieder -> hieraus muss eine Beschlussfähigkeit festgestellt werden (>50% der Mitglieder)
– Entschuldigte und fehlende Mitglieder
– Gäste
– die protokollführende Person (ggf. Sitzungsleitung, Redeleitung, Übersetzung, weitere Rollen)
– die Abstimmung über Annahme des Protokolls der vorgegangen Sitzung(en)
– eine Tagesordnung, die per Mehrheit beschlossen wird
– die eindeutige Protokollierung der Abstimmungsergebnisse
– die eindeutige Ausformulierung (oder im Anhang) des abgestimmten Antrages oder Antragstextes
– Ende der Sitzung
Neben diesen formalen Notwendigkeiten haben Protokolle auch den Zweck, Transparenz zu schaffen und die Möglichkeit zu bieten, sich über die ausgetauschten Inhalte oder Standpunkte auf einer Sitzung zu informieren – enorm wichtig auch für fehlende Mitglieder des FSR. Es kann sich also lohnen, nicht nur ein Ergebnisprotokoll zu führen, sondern auch wichtige Redebeiträge oder erwähnte Informationen im Protokoll aufzuführen.
5.4 Rechenschaft
Viele Satzungen verlangen von ihrem FSR, dass am Ende einer Amtszeit ein Rechenschaftsbericht vorgelegt wird, aufgrund dessen die Fachschaft dann die Arbeit des FSR beurteilen kann. Da in der Praxis die Beurteilung der FSR-Arbeit anders aussieht, könnte man die Sinnhaftigkeit dieser anzweifeln. Aber ein jährlicher Rechenschaftsbericht kann auch als Chance gesehen werden, die Arbeit des vergangenen Jahrs zu reflektieren. Was wurde sich vorgenommen, was lief gut, was nicht? Spätestens mit Beginn der nächsten Amtszeit ist eine Evaluation der vorigen sowieso unabdingbar. Der Fokus eines solchen Berichts könnte dann darauf liegen, die schmerzhaften Fragen zu stellen; wie liefen die Veranstaltungen? Welche Bereiche ignorieren wir als FSR? Werden alle Interessen unserer Fachschaft repräsentiert? Und vor allem: wie läuft es intern? Ist die Rollenverteilung und Aufgabenteilung so sinnvoll? Überarbeiten sich manche Personen und werden „neue“ genug ausgebildet?
Dieser Prozess kostet nochmal ein wenig Zeit, kann aber für alle Seiten von großem Nutzen sein.
6. Best practice
Mehr als andere anderen Kapitel soll dieses durch FSR mitgeschrieben werden, die ihre Erfahrungen hier einfließen lassen können. Wie klappt etwas exzellent? Stellt uns eure Methoden, Werkzeuge und Veranstaltungen vor!
6.1 Jahresplanung
Da eine Amtszeit durch Semesterferien, Prüfungsphasen, Wahlen und Erstsemester-Wochen viele Auf- und Ab-Phasen hat, ist es für einen FSR essenziell, eine gute Jahresplanung zu haben.
Wie könnte ein typisches Jahr im FSR aussehen? (Szenario: Wahlen im Juni)
| Monat | Aktivität | Hinweise und Ergänzungen |
| Juni | Konstituierung FSR | Aufgaben verteilen, Zugänge einrichten, Tandems bilden, ehemalige Mitglieder helfen |
| Juli | Vorstellung beim Institut | Der neue FSR stellt sich vor und bespricht Anliegen für WiSe |
| August | Semesterferien///Erste Planungen für ‚Erstiwochen‘ Klausurtagung des FSR | Evtl. Buchungen, Reservierungen |
| September | Planung Erstiwochen Finanzabschluss vorbereiten | Kommunikationskanäle = Mail prominent platzieren, Info/Vorstellungsvideo, Social Media bedienen |
| Oktober | ‚Erstiwochen‘ = Einführungsveranstaltung Tutorien unterstützen Frühstück/Grillen Stadt-/Kneipen/Parktouren ‚Erstifahrt‘ | Verschiedene Formate anbieten, um unterschiedliche Personengruppen abzuholen Feedback einholen! |
| November | Weiteres Socializing… Museum/Ausstellung etc. Pubquiz, Filmabende etc. Institutsrat | Wichtig! Interessierte Neulinge einbinden und fördern |
| Dezember | Jahresendfeier | Awarness-team für Feste mit Alkohol -> Wohlfühlen für alle |
| Januar | Bildungsveranstaltung -> Lesung, Podiumsdiskussion, Workshops | |
| Februar | Vernetzung mit Fakultätsrat | |
| März | Semesterferien///Planung SoSe | |
| April | Infoabend/Austausch zu Erasmus Kulturelles Event -> Leseabend, Poetry-slam Vorbereitung der Wahlen | Viele tolle Ausrichtungsorte in Potsdam (KuZe, Freiland, Pub,11line etc.) |
| Mai | Sommerfest Ausflüge – Gedenkstätten, Events in der Region Berufsorientierungsveranstaltung | Mit anderen FSR zusammen? Semesterticket nutzen! BerufsOr.: CareerService UP |
6.2 Nachwuchs – Expertise weitergeben
Fachschaftsräte sind Gremien, die nicht von ihrer rechtlichen Stellung innerhalb der Universität, sondern vor allem durch das Engagement ihrer Mitglieder funktionieren. Damit das Engagement der Mitglieder auch zeiteffizient sein kann, muss das angesammelte Wissen und die Praxiserfahrungen der vorherigen Generationen weitergegeben werden.
‚Expertise weitergeben‘ gilt für zwei Perspektiven. Es kann immer hilfreich sein, ehemalige Mitglieder des Fachschaftsrates noch einzubinden oder nach Dingen fragen zu können. Viel wichtiger ist es jedoch, dass FSR Personen, die bereits Interesse an einer Kandidatur für den FSR bekundet haben, frühzeitig für Arbeit im Fachschaftsrat zu begeistern. Ein möglicher Weg hierzu wäre, den Interessierten eine gewählte Person im FSR zuzuteilen, mit dieser dann bereits zusammen gearbeitet wird. Die interessierten Personen könnten so schon an Gesprächsterminen oder Veranstaltungsvorbereitungen teilnehmen, ohne zu viel Verantwortung übernehmen zu müssen.
6.3 Software
Welche Software können FSR verwenden?
a) Sitzungen und Online-Meetings
Zoom: Die Uni Potsdam hat Lizenzen für Zoom erworben. Alle Studierende haben mit ihrem Konto automatisch Zugriff auf Zoom. Diese Plattform hat sich als zuverlässig und gut für Organisation erwiesen. Das Programm bringt zwar auch seine Hürden in der Benutzung mit sich, aber durch die regelmäßige Benutzung im Studienbetrieb sind die Studierenden bereits vertraut damit.
Jitsi: Eine kostenfreie Alternative zu Zoom. Die Bedienung ist sehr leicht und es ist keine Anmeldung notwendig.
Discord: Kostenfrei bis zu einer bestimmten Obergrenze nutzbar. Eignet sich sowohl für FSR-Sitzungen, zur Kommunikation mit allen Studierenden als auch für Spielabende oder Get-togethers.
BigBlueBotton: Ein virtuelles Klassenzimmer im Browser. Whiteboardfunktion und weiteres. Gäste müssen sich nicht anmelden.
b) Planung
Mattermost: Open-source Planungsseite. Eignet sich zum Erstellen von Räumen, in denen gemeinsam an Themen gearbeitet werden kann.
c) Dokumente
PadUP: Die Uni Potsdam bietet einen eigenen Pad-Service. Alle Studierenden können sich automatisch mit ihrem Uni-Account einloggen.
d) Speichern von Daten
Box.UP: Alle FSR-Mitglieder können auf das FSR-Ordnersystem zugreifen, wenn das ZIM dieses angelegt hat. Die FSR-Mitglieder müssen sich wie beim Mail-Verteiler beim ZIM für das gemeinsame Box.Up eintragen lassen.
e) Kommunikation
Signal: sichere Kommunikation, datenschutzrechtlich akzeptabel. Eine gute Alternative zu WhatsApp und Telegram-Gruppen.
6.4 Website
Eine Website zu unterhalten ist oft sinnvoll und notwendig, da zwar Werbung im Netz vorrangig durch soziale Netzwerke erfolgen wird, aber die Website eine von social media unabhängige Plattform sein sollte, auf der zuverlässig die Satzungen, Ordnungen und Protokolle der Fachschaft abgerufen werden könnnen. Den Fachschaftsräten stehen grundsätzlich drei Wege offen, eine Website zu unterhalten.
a) AStA
(to be announced)
b) Institut/Fakultät
Die Institute und Fakultäten haben eigene Websites, die Teil der Uni-Website sind. In Absprache mit der Institutsleitung kann der FSR eine eigene Unterseite auf dieser Webseite aufbauen. Diese Seiten wären dann an das Design der jeweiligen Institusseite angelehnt und werden per Typ03 geschrieben, was nicht allzu einfach zu bedienen ist.
c) Eigener Server/Private Anbieter
Der FSR kann sich eine private Website mieten (bspw. WordPress). Die Miete kann über das Budget abgerechnet werden. Vorteil ist hier die einfache Bedienung von etwaigen Website-Baukästen und Freiheit im Design.
Beispiel WiWi
6.5 Interne Aufgabenverteilung
Neben den zwei pflichten Aufgaben Finanzen und Vernetzung, ist es jedem FSR selbst überlassen, sich so zu organisieren, wie die Mitglieder es für am besten halten. Je nach Personenanzahl im FSR, den mitgebrachten Fähigkeiten/Erfahrung und der vorhandenen Zeit der Mitglieder kann es mehr oder weniger sinnvoll sein, die Aufgaben klar abzutrennen und aufzuteilen.
a) Pflichtige Aufgaben
FSR müssen zwei Aufgaben besetzen und diese Personen auch bei der Registrierung als solche anmelden.
Finanzen: Die für Finanzen zuständige Person ist für die Haushalts- und Inventarführung verantwortlich. Sie nimmt an den Finanzausbildungen teil und rechnet die Kosten des FSR ab.
Vernetzung: Die Vernetzungsperson geht für den FSR zur VeFa (Versammlung der Fachschaften). Sie vertritt dort Positionen des FSR, nimmt Informationen aus der VeFa mit zum FSR und bemüht sich um eine gute Vernetzung mit anderen FSR, bspw. um Veranstaltungen aufeinander abzustimmen. Wichtig: Auch alle anderen FSR-Mitglieder dürfen den FSR auf der VeFa vertreten.
b) Mögliche ‚Posten‘ und Aufgabenfelder
Vorsitz: Der Posten Vorsitz ist bei manchen FSR nur optional in der Satzung, andere besetzen den Posten regelmäßig. Beides ist möglich. Die vorsitzende Person könnte für die Organisation des FSR zuständig sein, also Sitzungen planen und leiten. Es gibt jedoch keine vorgeschriebenen Aufgaben, weswegen der Posten fakultativ ist.
Institutsrat, Fakultätsrat: Dieser Posten kümmert sich um die Anliegen des FSR innerhalb der akademischen Selbstverwaltung. Sie stellt Kontakt her zur Institutsleitung, Studiendekan/in der Fakultät, den studentischen Fakultätsratsmitgliedern und anderen FSR, um für die Anliegen der Fachschaft einzusetzen (siehe 2.1 a) und d)).
Studien- und Berufungskommissionen: Eine Vernetzungsposition. Diese Person könnte dafür sorgen, genügend studentische Mitglieder für die Kommissionen aufzutreiben, an die Sitzungstermine zu erinnern und die Kommissionen mit ihren Mitgliedern inhaltlich vor- und nachbereiten.
Werbung und Soziale Medien: Diese Person könnte zuständig für ein einheitliches Design bei allen Aktionen des FSR sein, die beworben werden. Hierfür ist natürlich ein Händchen für Social Media und Design hilfreich.
Veranstaltungen: Auf diesem Posten könnten sich die Personen darum kümmern, sicherzustellen, dass alle im Jahr geplanten Veranstaltungen rechtzeitig geplant werden. Das würde z.B. beinhalten, rechtzeitig Buchungen zu tätigen und (Finanz-)Anträge zu stellen.
Hilfe für Studierende: Dieser Posten könnte dafür zuständig sein, Mail-Anfragen von Studierenden zu beantworten. Außerdem könnten digitale und Analoge Sprechstunden angeboten werden und Schreibwerkstätten und Altklausuren organisiert.
6.6 Werbung
a) Mailverteiler und Mailadressen
Jeder FSR kann für seine Fachschaft einen Mailverteiler mit allen Mitgliedern dieser Fachschaft nutzen. Die Verwaltung dieser Liste obliegt den IT-Mitarbeitenden/Systemadmins im AStA. Mit einer aussagekräftigen Mail und einem Wahlprotokoll kann bei computer@asta-up.de der Zugang zu diesem Mailverteiler beantragt werden.
Da nicht alle Studierende auf den sozialen Netzwerken im Internet aktiv und erreichbar, kann es sich sehr lohnen, den Kontakt zur Fachschaft über Mail aufzunehmen.
Zusatz: Der FSR sollte darauf achten, die gleiche Mail-Adresse zu behalten, um auch längerfristige Kontakte pflegen zu können und ins-nichts-versendete Mails zu vermeiden. Beim ZIM werden die Mailadressen ‚@vefa.uni-potsdam.de‘ verwaltet. Dort können Weiterleitungen zu den privaten Uni-Adressen der Mitglieder beantragt werden.
b) How to Social Media!
c) Plakate und Flyer
6.7 FSR-Sitzungen
a) Planung
b) Ankündigung
c) Tagesordnung
d) Redelisten, Redeführung, Sitzungsleitung
6.8 How to Klausurtagung!
Klausurtagung: Es bietet sich an, nach der Wahl des FSR oder in den Semesterferien eine Klausurtagung durchzuführen. Hier können einige Sachen angepackt werden; das Jahr kann geplant werden, Aufgaben detailliert verteilt, Input in Themen gegeben und Teambuilding durchgeführt werden.
Eine Klausurtagung geht oft über einen ganzen Tag.
6.9 Ideen für Veranstaltungen
…
6.10 Erstsemesterwochen
Die Begrüßung der neuen Studierenden, die hauptsächlich im Wintersemester stattfindet, ist eine sehr wichtige Aufgabe für jeden FSR. Die Angebote vom FSR sind enorm wichtig, um Studierenden den Einstieg ins Studium und den Einzug in eine neue Stadt, unser wundervolles Potsdam, zu vereinfachen.
Die Einführungsveranstaltung des Instituts ist oft die erste Gelegenheit, sich den neuen Studierenden persönlich vorzustellen. Es ist auch oft die einzige Gelegenheit, so viele an einem Ort zu begegnen. Es ist also sehr wichtig, dass der FSR 10-15 Minuten von der Einführungsveranstaltung bekommt, um sich vorzustellen und die Angebote des FSR für die ersten Wochen bekanntzugeben.
Beispiel Präsentation Erstsemestereinführung
Eine nicht abschließende Aufzählung von möglichen Aktionen für Erstsemester:
– Stadtrally und Kneipentour
– Frühstück mit Erstsemestern
– Spieleabende (auch digital)
– Kennlernfahrt
– Seminare zum Stundenplanbau/Einführung in PULS
– Beteiligung an Kritischen Einführungswochen des AStA
– Pat*innen-Programm
– Erstellen und Austeilen eines Heft mit Tipps zum Studienstart
Wie so oft gilt auch hier, dass eine frühzeitige Planung enorm wichtig ist. Diese umfasst zum Beispiel:
– Einholen der Termine für Einführungsveranstaltungen und Einführungskurse
– Plan erstellen, welche Veranstaltungen der FSR komplementär durchführen will
– Räume buchen
– Websiteinfos aktualisieren
– Personal feststellen (Pat*innen, Stadtrally, Einführungsveranstaltung usw.)
– Soziale Medien mit Infos für Erstsemester füllen
– Ansprechpartner*innen für gewisse Fragen/Mails festlegen
– Flyer mit Terminen vorbereiten
Wichtig: Obwohl der Großteil der Erstsemester im Wintersemester ankommt und im Bachelor studiert, sollte der FSR auch die Master- und Sommersemester Erstsemester nicht vergessen.
6.11 How to Wahlen? Wahlablauf und Planung
Der Wahlablauf für einen FSR ist vor allem durch seine eigene Wahlordnung (evlt. Satzung) definiert. Hier sind die Fristen und Pflichten festgelegt, die eingehalten werden müssen.
Eine typische Wahlplanung:
– Festlegen eines Wahltermins, circa 6 Wochen davor
– Anschreiben des Dezernat 2 in Person von Frau Dr. Bieber mit Wahlprotokoll, Forderung nach Zusendung des Wahlverzeichnisses mit diesem Formular. Frist: 3 Wochen vor Wahltermin.
(Sollte Frau Dr. Bieber nicht erreichbar sein, die genannte Vertretung kontaktieren)
– Wahl eines Wahlvorstandes (unabhängige Person)
– Suche nach Wahlhelfer*innen und Festlegung eines Schichtplans zur Betreuung der Wahl
– Raumbuchung zur Durchführung der Wahl
– Aufruf zu Kandidaturen und Bekanntgabe des Wahltermins
– Ende der Frist zum Anmelden für Kandidatur
– Wahlaufruf an Fachschaft (Termin, Kandidierende, Ort, Wahlformat)
– Erstellen eines Wahlplakates, evtl. Wahlbroschüre mit Texten der Kandidierenden
– Drucken der Wahlzettel und des Wahlverzeichnisses
– Durchführung der Wahl
– Erstellen eines Wahlprotokolls (LINK)
– Einberufen der konstituierenden Sitzung durch Wahlvorstand
– Erstellen und Einreichen des Anmeldeprotokolls (LINK)
6.12 Altklausuren
Für alle Module mit Klausuren kann es sich für den FSR lohnen, Altklausuren zu sammeln. Altklausuren können den Studierenden dabei helfen, für ihre anstehenden Klausuren zu üben und sich mit dem Stil/Umfang der Klausur vertraut zu machen.
Insgesamt fragen viele Studierende nach Altklausuren, die Praxis ist in Potsdam unter FSR aber nicht allzu verbreitet. Das mag auch daran liegen, dass es unnötig ist, Altklausuren für Seminare zu sammeln, in denen die Dozierenden sie bereits bereitstellen.
Sollte sich der FSR dazu entscheiden, eine Sammlung an Altklausuren anzulegen, müsste bewusst darüber entscheiden werden, ob diese öffentlich ins Internet gestellt werden oder nur auf Nachfrage versendet werden.
6.13 FSR-Raum
Die meisten FSR haben einen eigenen Raum, oft in Größe eines mittelgroßen Büros, der mehrere Zwecke hat.
a) Treffpunkt für FSR (Sitzungen, Planungen)
b) Anschrift für FSR (Briefkasten)
c) Dokumente des FSR lagern
d) Inventar des FSR aufbewahren
Der FSR Raum sollte mit sinnvollem Mobiliar und Geräten ausgestattet sein (Sitzgelegenheiten, Tisch, Wasserkocher). Oft hilft das jeweilige Institut des FSR bei der Ausstattung mit Möbeln wie Regalen.
In jedem Fall ist ein FSR Raum enorm wichtig, jeder FSR sollte einen haben. Die Einrichtung eines solchen Raumes sollte mit der Instituts/Fakultätsleitung geklärt werden.
6.14 Bescheinigung über ehrenamtliche Tätigkeiten
Jedes regulär (!) gewählte Mitglied eines FSR hat das Recht, sich eine Bescheinigung über die Tätigkeit in einem Organ der studentischen Selbstverwaltung ausstellen zu lassen. Dies kann auf mindestens zwei Wegen erfolgen: entweder durch den FSR selbst oder durch den AStA.
Solche Bescheinigungen sind meist für das Studentenwerk wichtig, da das Engagement in der Selbstverwaltung uns Studierende zu längeren Bezugszeiträumen für BAföG und Wohnheim berechtigt.
Über den AStA müsste eine formelle Mail an diesen erfolgen, für wen das Dokument ausgestellt werden soll und ein Beleg (Wahlprotokoll) angefügt.
Der FSR ist jedoch auch selbst berechtigt diese Bescheinigungen für die eigenen Mitglieder auszustellen. Ein Vordruck ist hier zu finden . Wichtig sind die Unterschrift und der Stempel des FSR. (Die hier eingefügte Druckvorlage stammt ist in Absprache mit dem StuWe erstellt und somit gültig. Seit 04.05.21)
6.15 FSR Fahrten
a) Finanzen
Die Finanzierung von FSR-Fahrten funktioniert grundsätzlich über eine Eigenbeteiligung der Studierenden, einem Beitrag aus dem FSR-Budget und potenziell Fördermitteln. Das A und O für eine finanziell risikoarme FSR-Fahrt ist eine großzügige Zeitplanung. Die wahrscheinlich wichtigsten Leistungen für die Fahrt sind die Anfahrtskosten und die Übernachtungskosten. Diese Kosten können, je nach Ziel, jeweils bis zu oder mehr als 1000€ kosten, sodass hier frühzeitig günstig gesucht werden muss, Vergleichsangebote herausgesucht und dokumentiert und ein Finanzkostenvorschuss-Antrag gestellt werden – damit nicht einzelne FSR Mitglieder wochenlang auf mehreren Hundert Euro sitzen bleiben.
Der Fahrplan sollte also sein
1. Frühzeitig Planen 2. Angebote einholen und dokumentieren 3. Projektvorschuss sichern. 4. Teilnehmer*innen verbindlich anmelden lassen und Geld einsammeln.
Die Eigenbeteiligung der Teilnehmer*innen sollte bei circa 30% der Gesamtkosten liegen.
b) Ziele
Wahrscheinlich gibt es drei Arten von Fahrten – die Uni-nahe Exkursion, die klar an einem Thema ausgelegt ist und möglicherweise von einer dozierenden Person begleitet wird. Hier hängt das Ziel wohl vom Untersuchungsgegenstand ab
Die reine Kennlernfahrt, die typischerweise mit Erstsemestern durchgeführt wird, kann sehr einfach kostengünstig und zeiteffizient organisiert werden – eine Jugendherberge o.ä. in Brandenburg oder nahe am Verkehrsbereich unserer Semestertickets wäre hier zu empfehlen.
Die dritte Fahrt wäre die Themenorientierte FSR-Fahrt. Diese Fahrt bietet den Teilnehmer*innen neben der sozialen auch eine kulturelle/wissenschaftliche Komponente. Als Ziele bieten sich hier auch grundsätzlich alle mit Bus und Bahn innerhalb eines halben Tages erreichbaren Ziele an. Unterkünfte und Verpflegung in Ostdeutschland und Osteuropa sind natürlich oft günstiger, gerade in Städten.
c) Nutzen
Exkursionsartige Fahrt: ein Thema kann wissenschaftlich den Studierenden näher gebracht werden. Hier sollte über das Eintreiben von Drittmitteln nachgedacht werden.
Kennlernfahrt: Die Studierenden einer Fachschaft können sich kennenlernen. Dies kann sowohl eine Ersti-Fahrt sein, die den neuen Studierenden den sozialen Einstieg ins Uni-Leben vereinfacht. Hier können auch Mitglieder für die kommenden Jahre des FSR gefunden werden!
FSR-Fahrt: Die FSR Fahrt bringt die soziale und wissenschaftliche Komponenten zueinander und bietet sowohl die sozialen Effekte einer Fahrt als auch den themenorientierten Aspekt.
d) Tipps
FSR-Fahrten eignen sich super für Kooperationen unter FSR. Wenn mehrere FSR eine Fahrt organisieren, ist die Last der Organisation auf mehr Schultern verteilt. Es gibt mehr Studierende, die an der Fahrt teilnehmen können, sodass sie wahrscheinlich auch ausgebucht wird. Und gerade da Fahrten einen großen Organisationsaufwand mit sich bringt, lohnt es sich umso mehr, wenn gleich zwei Fachschaften davon profitieren.
Ein Beispiel für eine gemeinsame Fahrt ist nach Wien/Carnuntum der FSR Geschichte/KlassPhil 2019.
Bei der Terminwahl für FSR-Fahrten lohnt es sich immer nach Feiertagen zu schauen, um ein langes Wochenende zu erwischen. Wenn ihr plant schon Donnerstagabend oder Freitag Früh loszufahren, muss man Erstis oft versichern, dass es okay ist, sich für den einen Termin zu entschuldigen.
Beispiel: FSR-Fahrt nach Warschau
20 Teilnehmer*innen inkl. FSR-Mitglieder
(Währungswechsel vorbehalten)
Abfahrt Donnerstag Nachmittag, Rückkehr Sonntag Abend
| Aktion | Kosten |
| Fahrt von Potsdam/Berlin nach FFO | Kostenfrei (Semesterticket) |
| Fahrt von FFO nach Warschau | 540€ |
| Unterkunft 3 Nächte in Warschau | 600€ |
| Eintritt für Museen, Ausstellungen, etc. | 200€ |
| Tagesausflug nach (Plock, Lodz, Lublin etc.) | 500€ |
| Fahrt von Warschau nach FFO | 540€ |
| Gesamt 2380€ 40€ Eigentbeteiligung (=800€) = 1580€ Kosten für FSR/Drittmittel |
Dieser Plan wäre wahrscheinlich etwas zu teuer, sodass man hier nach günstigeren Angeboten oder einem schmaleren Programm suchen müsste.
6.15 How to Vollversammlung
Vollversammlungen sind in fast allen Satzungen der jeweiligen Fachschaften definiert. In der Satzung ist der genaue Aufgabenbereich der Vollversammlung geregelt. Auch beschrieben sind die Fristen und Wege, zu denen die Vollversammlung organisiert werden kann. Sollte die Vollversammlung regelmäßig als normaler Teil des Prozesses eines FSR stattfinden, bspw. um Rechenschaft abzulegen und eine Entlastung anzustreben, lohnt es sich, ein danach stattfindendes Event zu organisieren, um die Teilnahme seitens der Fachschaft zu erhöhen. Dies könnte bspw. ein Frühlingsfest sein.
Vollversammlungen bieten sich auch dafür an, weitere Mitglieder für etwaige Ehrenämter und Aufgaben zu gewinnen, wie bspw. Studienkommissionen.
7. Schlusswort
Das Präsidium der VeFa und das Referat für Fachschaften bedanken sich bei allen, die an dem Leitfaden mitgearbeitet und mitgeholfen haben. Er wird nur vollständiger und besser werden, wenn weiterhin Vorschläge zur Verbesserung eingehen.
Verbesserungsvorschläge und Änderungswünsche sind willkommen bei der Mail-Adresse:
praesidium@vefa.uni-potsdam.de
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